Le scadenze dei documenti: come non farsele sfuggire.

Quali documenti scadono

Ogni studio ha il suo elenco, ma alcuni documenti tornano in quasi tutti:

• Documento d'identità del cliente, del legale rappresentante, dei dipendenti. La carta d'identità di un maggiorenne dura in genere dieci anni, ma ogni documento ha la sua data.
• DURC: vale 120 giorni dalla data di acquisizione (D.M. 30 gennaio 2015).
• Visura camerale: non ha una scadenza di legge, ma molti studi la considerano valida solo se recente. Decidete voi la regola, per esempio sei mesi.
• Adeguata verifica antiriciclaggio: va aggiornata nel tempo, con una frequenza legata al rischio del cliente.
• Deleghe e mandati: la delega all'intermediario per la consultazione del cassetto fiscale, per esempio, dura quattro anni dall'attivazione; si può rinnovare e il cliente può revocarla in qualsiasi momento.
• Permessi di soggiorno dei dipendenti delle aziende clienti, per chi segue il lavoro.

Cosa succede quando un documento scade

Nel migliore dei casi si perde tempo: telefonate, email, solleciti all'ultimo momento. Nel peggiore il fascicolo di un cliente risulta incompleto proprio quando qualcuno lo controlla, oppure un'azienda perde un'occasione perché il DURC non era aggiornato.

Il problema non è rinnovare un documento: è sapere che sta per scadere, per tutti i clienti, senza doverlo ricordare a memoria.

Perché il foglio Excel non basta

• Va aggiornato a mano ogni volta che arriva un documento nuovo, e prima o poi qualcuno si dimentica.
• Non avvisa nessuno: bisogna ricordarsi di aprirlo.
• Non sa chi segue quel cliente, quindi non sa a chi dirlo.
• Non chiede niente al cliente: il rinnovo resta un'email da scrivere.

Impostare le regole una volta

Per ogni tipo di documento conviene decidere quattro cose, una volta sola:

1. Validità: quanto dura, o se la data si inserisce a mano ogni volta.
2. Chi lo carica: il cliente, lo studio o entrambi.
3. Chi lo segue: quale reparto o collaboratore deve essere avvisato.
4. Quando avvisare: per esempio 90, 30 e 7 giorni prima della scadenza.

Il rinnovo che parte da solo

Il passo successivo è non dover nemmeno scrivere la richiesta. Qualche settimana prima della scadenza parte in automatico una richiesta al cliente, con l'elenco dei documenti da rinnovare e i solleciti se non risponde. Quando il documento nuovo arriva, lo studio lo verifica e la scadenza si aggiorna.

Una mattina tipo

Invece di un foglio da consultare, una vista sola con ciò che chiede attenzione: documenti scaduti, in scadenza, mancanti o arrivati e da verificare, cliente per cliente.

Da qui si chiede tutto in una volta: ogni cliente riceve una sola email con il suo elenco, e prima dell'invio si controlla cosa parte.